Was Arbeitgeber in Sachen Homeoffice beachten sollten
Nach einer Studie des ifo-Instituts haben aufgrund der Corona-Krise drei Viertel aller Unternehmen Mitarbeiter in das Homeoffice geschickt. Über die Hälfte der Firmen wollen die Arbeit von zu Hause aus auch über die Zeit der Pandemie hinaus stärker etablieren. Die Art, wie wir arbeiten, könnte sich also grundlegend verändern. Was bedeutet das für Arbeitgeber?
Doppelte Kosten vermeiden
„Dauerhaftes Homeoffice kann Unternehmen Vorteile bieten. Werden etwa Büroräume eingespart, sinken die Betriebsausgaben. Außerdem könnten Büros anderweitig genutzt werden, zum Beispiel als Lager oder als neue Einnahmequelle zur Untervermietung – sofern möglich“, sagt Isabel Franzka, Geschäftsführerin und Steuerberaterin der ABG Allgemeine Beratungs- und Treuhandgesellschaft mbH Steuerberatungsgesellschaft.
Die Arbeit von zu Hause könne auch die Digitalisierung und Modernisierung im Unternehmen voranbringen – denn Homeoffice erfordere eigene technische Lösungen. „Mit dieser Weiterentwicklung sind wiederum Investitionskosten und Betriebsausgaben verbunden, die die Steuerlast senken können. Bei größeren Anschaffungen kann zudem unter bestimmten Voraussetzungen ein Investitionsabzugsbetrag gebildet werden“, erklärt Franzka. Die Expertin warnt jedoch davor, Homeoffice als Steuer- oder Kostensparmodell zu sehen. Insgesamt können sich die betrieblichen Ausgaben durch das Homeoffice leicht verdoppeln – wenn etwa Arbeitgeber die Heimarbeit ihrer Angestellten fördern und zusätzlich noch Büroarbeitsplätze freihalten. „Ich rate Mandanten dazu, Posten wie Büroausstattung, Miete, Versicherung oder Telefonkosten gründlich zu prüfen und an die neue Situation anzupassen“, so Franzka.
Steuerfreier Zuschuss und Dienstwagennutzung
Eigene steuerliche Erleichterungen für das Homeoffice im Zuge von Corona gab es nicht. „Es gibt für Arbeitgeber im Zuge der Pandemie aber die Möglichkeit, ihren Angestellten bis zum 31.12.2020 einen Zuschuss von bis zu 1.500 Euro zu zahlen. Dieser Betrag ist steuer- und sozialversicherungsfrei und nicht zweckgebunden“, sagt die Expertin. In der Besteuerung etwa des Dienstwagens können sich durch das coronabedingte Homeoffice jedoch auch Herausforderungen ergeben.
„Nehmen wir beispielsweise einen Arbeitgeber, der in der Lohnabrechnung die Dienstwagennutzung seines Arbeitnehmers für dessen Weg zur Arbeitsstätte pauschal mit 0,03 Prozent des Neuwagenpreises pro Kilometer versteuert. Durch das Corona-Homeoffice kann es nun sein, dass sein Arbeitnehmer unter 180 Fahrten in 2020 kommt. Dann fällt dieser im Prinzip unter die günstigere Besteuerung von 0,002 Prozent pro Kilometer Arbeitsweg. Allerdings kann hier der Arbeitgeber den Wechsel in der Dienstwagenbesteuerung nicht einfach im Rahmen der Lohnabrechnung vollziehen.
Dies kann erst der Arbeitnehmer als Korrektur seines Arbeitslohns in der Einkommensteuererklärung vornehmen“, erklärt Franzka und nennt eine weitere Voraussetzung: „Jede einzelne Fahrt muss für die 0,002-Prozent-Regelung nachgewiesen werden – von Anfang des Jahres an.“ Da der Arbeitnehmer im Beispiel aber vor Corona kein Fahrtenbuch geführt hat, sollten hier Belege wie Arbeitszeiterfassung oder eine Anwesenheitsbestätigung des Arbeitgebers eingereicht werden.
Vereinbarungen mit Mitarbeitern treffen
Neben betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Fragen tangiert das Homeoffice auch das Arbeitsrecht. Deshalb empfiehlt Fachanwalt Dieter Merz eine schriftliche Homeoffice-Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. „Neben der Arbeitszeit sollten vor allem die technische Einrichtung und Ausstattung des Homeoffice, eine Regelung über die Tragung der Kosten der Einrichtung sowie eventueller Aufwendungen des Mitarbeiters wie beispielsweise Mietkosten, Strom oder Internet sowie ein Zutrittsrecht für den Arbeitgeber für die Einrichtung und Beurteilung des Arbeitsplatzes vereinbart werden“, sagt der Rechtsanwalt.
Der Arbeitgeber sei grundsätzlich für die Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes verantwortlich, wenn die regelmäßige Arbeit im Homeoffice vereinbart ist. „Aus der sogenannten Arbeitsstättenverordnung ergibt sich, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeiter auf seine Kosten die für den Homeoffice-Arbeitsplatz erforderlichen Arbeitsmittel wie etwa Computer oder Schreibtisch zur Verfügung stellen muss. Bringt der Mitarbeiter diese selbst ein, kann er einen Aufwendungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber haben“, so Merz.
Datenschutz auch am Heim-Arbeitsplatz
Schnell haben Kind oder Partner zu Hause einen Blick auf sensible Informationen geworfen. Problematisch, denn für den Datenschutz im Homeoffice gelten dieselben Anforderungen wie am innerbetrieblichen Arbeitsplatz. Daher sollten Arbeitgeber dringend schriftlich mit ihren Mitarbeitern vereinbaren, dass Datenschutzgrundverordnung, Bundesdatenschutzgesetz und alle weiteren diesbezüglichen innerbetrieblichen Regelungen auch im Homeoffice gelten. „Der Mitarbeiter muss verpflichtet werden, die betrieblich genutzten Arbeitsmittel so aufzubewahren, dass Dritte hierauf keinen Zugriff haben. Außerdem ist es dringend zu empfehlen, ihm elektronische Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, aber nicht zur ergänzenden privaten Nutzung freizugeben“, rät der Fachanwalt.
Für Ihre individuellen Fragen stehen selbstverständlich auch Ihre Ansprechpartner an den Standorten im Beratungsverbund ABG-Partner bereit: https://abg-partner.de/ueber-uns/team/
Isabel Franzka, Geschäftsführerin und Steuerberaterin
ABG Allgemeine Beratungs- und Treuhandgesellschaft mbH Steuerberatungsgesellschaft
Telefon +49 351 437 55-49, franzka@abg-partner.de
Dieter Merz, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht
Merz & Lauf Partnerschaftsgesellschaft
Telefon +49 351 318 41-0
merz@merz-dresden
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