Papierflut oder Transparenz?

Seit Jahresbeginn muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden. Konkret besagt die Belegausgabepflicht, dass Kunden „in unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall“ ein Beleg zur Verfügung zu stellen ist. Ob der Kunde diesen entsorgt oder für die Buchhaltung verwendet, entscheidet er selbst.

Die Belegausgabepflicht gilt für jede Unternehmensgröße, vom Kiosk oder kleinen Ladengeschäft bis zum Großkonzern – sofern die Kasse mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 der Abgabenordnung erfasst wird. Dazu zählen vor allem elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen.

Alle Unternehmen, die eine sogenannte „offene Ladenkasse“ (etwa Geld- oder Schubladenkassen) benutzten, sind von der Belegausgabepflicht befreit.

1. Elektronisch: Ein elektronischer Beleg ist unabhängig von der Entgegennahme des Kunden zwingend zu erstellen. Dieser gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit zur Entgegennahme des Belegs gegeben wird. Bedeutet: Eine Sichtbarmachung/Anzeige des Belegs an einem Bildschirm/Display allein reicht nicht aus!
2. Papierform: Hier genügt das Angebot an den Kunden zur Entgegennahme. Jedoch muss der Beleg vorher erstellt und ausgedruckt werden. Der Kunde ist jedoch nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen und aufzubewahren. Auch der Aussteller des Papierbelegs muss diesen nicht aufbewahren.

Welche Informationen auf den Belegen stehen müssen, ist ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben: Hier die notwendigen Angaben für Kleinbetragsrechnungen. Kleinbetragsrechnungen liegen vor, wenn eine Gesamtsumme von 250,00 € nicht überschritten wird.

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Verkäufers)
2. Datum sowie Uhrzeit der Belegausstellung
3. Rechnungsnummer
4. Menge und Art der Bestellungen
5. Zahlungsbetrag und zugehöriger Steuerbetrag
6. Ab 2020 NEU: Seriennummer des Kassensystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkaufen, können beim zuständigen Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen (§§ 146a Abs. 2, 148 AO).

Eine Befreiung kommt jedoch nur bei einer sachlichen oder persönlichen Härte für den Steuerpflichtigen in Betracht. Die Entscheidung über diesen Antrag ist eine sogenannte Ermessens- und Einzelfallentscheidung des Finanzamts. Zudem kann das Finanzamt eine Befreiung zur Belegausgabepflicht jederzeit wiederrufen.

Für das Nichtausstellen eines Kassenbons wird die Finanzverwaltung keine Bußgelder verhängen. Allerdings kann ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht von der Finanzverwaltung als Indiz gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten (GoBD) nicht entsprochen wurde. Damit läge in Sinne der GoBD`s ein formeller Mangel vor.

Trotz Papierflut empfehlen wir, der Belegausgabepflicht nachzukommen, sofern kein Antrag auf Befreiung gestellt wurde. Gerade bargeldintensive Unternehmen sollten bei der Kassenführung keine formellen Mängel in der Buchhaltung riskieren – die Kassenführung beinhaltet auch die Belegausgabe! Im schlimmsten Fall können mehrere formelle Mängel, welche im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau durch das Finanzamt festgestellt werden, die Verwerfung der Buchführung zur Folge haben. Somit könnte eine Hinzuschätzung von Einnahmen erfolgen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums vom 17.06.2019.

Erhalten Sie Weitere, detaillierte Informationen zur Belegausgabepflicht hier.