Gutschein, Geldkarte und Co. – Sachbezüge richtig anwenden

Im Rahmen des Employer Brandings, als zusätzliche Anreize sowie Würdigungen der Leistungen der Belegschaft, sind Gutscheine und Geldkarten beliebt. Bis zu einem bestimmten Wert werden diese Leistungen sogar steuerlich und sozialversicherungspflichtig begünstigt. Dennoch ist dabei einiges zu beachten.

Vergünstigungen wie Abo-Karten für den ÖPNV, Tankgutscheine oder Geldkarten können Mitarbeitenden monatlich bis zu einer Freigrenze von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Sie dürfen dabei aber nicht in bar erfolgen und als Gehaltsersatz fungieren, sondern sind nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn herauszugeben. Auch das Addieren der monatlichen Freibeträge durch den Arbeitgeber zu einer größeren Leistung – zum Beispiel am Jahresende – ist nicht möglich, ebenso wenig das „Mitnehmen“ nicht ausgeschöpfter Freibeträge in den nächsten Monat. Zur Veranschaulichung: Wurde von einem Arbeitgeber im aktuellen Monat ein Tankgutschein von 30 Euro gewährt, kann er die ungenutzten 20 Euro nicht auf den nächsten Monat übertragen. Er darf entsprechend im Folgemonat keinen Gutschein über 70 statt 50 Euro steuerfrei gewähren. Die monatliche Freigrenze ist unveränderlich.

Die ArbeitnehmerInnen hingegen haben die Möglichkeit, ihre erhaltenen Gutscheine zu sammeln und später für eine größere Ausgabe zu nutzen. Es sind in diesem Zusammenhang auch Geldkarten erlaubt, auf die der Arbeitgeber monatlich maximal 50 Euro einzahlt und die Begünstigte für alltägliche Einkäufe nutzen oder darauf Beträge ansparen können.

Volle Besteuerung bei Überschreitung

Wird die Freigrenze von 50 Euro vom Arbeitgeber überschritten, dann wird die volle Lohnsteuer und Sozialversicherung für den gesamten Wert des Sachbezugs fällig. Zudem sind weitere Pflichten zu beachten. So muss der monatliche Sachbezug – auch wenn er steuerfrei ist – dennoch in der Lohnabrechnung vermerkt werden. Zudem sind sämtliche Belege zu den Gutscheinen, Tankkarten und Ähnlichem aufzubewahren, um sie bei einer möglichen Betriebsprüfung griffbereit zu haben. Weiterhin sind bei der Verwendung regionale Beschränkung zu beachten. Außerdem dürfen beispielsweise Alkohol oder Tabak nicht über Sachbezugskarten erworben werden.

Von anderen Sachleistungen zu trennen

Kleinere Aufmerksamkeiten des Unternehmens an seine MitarbeiterInnen sind aus persönlichem Anlass ungeachtet der 50-Euro-Freigrenze möglich. Dazu gehören etwa ein Geschenk zum Geburtstag, ein Präsent anlässlich eines Betriebsjubiläums oder Ähnliches. Solche Sachzuwendungen sind unabhängig vom Arbeitslohn und bis zu einem Betrag von maximal 60 Euro je Anlass steuer- und sozialversicherungsfrei möglich.

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