Ist die Fahrtenbuchregelung auch bei geschätzten Treibstoffkosten nutzbar?

Überlässt ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin einen Dienstwagen unentgeltlich zur privaten Nutzung, sieht das Finanzamt darin einen sogenannten geldwerten Vorteil. Dieser muss versteuert werden. Hier kann einerseits die Ein-Prozent-Regelung zur Anwendung kommen: Dabei wird pauschal ein Prozent des Listenpreises eines Fahrzeugs als monatliche Grundlage in der Besteuerung angesetzt. Oftmals ist es allerdings günstiger, ein Fahrtenbuch zu führen und den geldwerten Vorteil anhand der tatsächlichen Kosten zu versteuern. Wer diese Option ergreift, muss jedoch sämtliche Fahrten ordnungsgemäß nachweisen. Zudem sind auch die Gesamtkosten des Fahrzeugs anhand von Einzelbelegen ersichtlich zu machen – beispielsweise für Reparaturen, Versicherung oder Kfz-Steuer. Doch wie detailreich muss der Nachweis erfolgen, lassen sich bestimmte Positionen unter Umständen auch schätzen?

Schätzung anhand Einkaufspreis und Verbrauchswerten

Zu genau diesem Sachverhalt gibt es ein Urteil des Finanzgerichts München (16.10.2020, 8 K 611/19). Danach können die Treibstoffkosten für ein Fahrzeug auch geschätzt werden – zumindest unter bestimmten Bedingungen.

Der Hintergrund: Ein Arbeitgeber hatte die Privatnutzung von Dienstwagen durch seine MitarbeiterInnen nach der Fahrtenbuchregelung versteuert. Die Fahrzeuge wurden dabei regelmäßig an der firmeneigenen Zapfsäule betankt. Die Säule besaß allerdings keine Anzeigen für Menge und Preis des ausgegebenen Treibstoffs. Um dennoch den gesamten Aufwand für die Fahrzeuge belegen zu können, schätzte der Arbeitgeber die Spritkosten. Dazu errechnete er aus seinem Einkaufspreis die durchschnittlichen Kosten für den Treibstoff. Zudem ermittelte er anhand der maximalen Verbrauchsangaben der Fahrzeughersteller den jeweiligen Verbrauch.

Das Finanzamt akzeptierte diese Lösung nicht: Die Kosten für die Fahrzeuge wären damit nicht genügend belegt, die Fahrtenbuchregelung entsprechend nicht anwendbar. Die Besteuerung wurde nach der Ein-Prozent-Methode vorgenommen und der Unternehmer sollte den steuerlichen Mehraufwand tragen.

Gericht teilt Einschätzung des Arbeitgebers

Das Finanzgericht in München hingegen stärkte die Position des Unternehmens: Das Buch sei ordnungsgemäß geführt worden und sämtliche Belege – inklusive der Einkaufsrechnungen für den Treibstoff – seien vorhanden. Der erforderliche Nachweis sei mit den Treibstoffrechnungen und der Schätzung erbracht. Das geschätzt wurde, sah das Gericht nur als geringes Defizit an, das keine Abkehr von der Fahrtenbuchmethode rechtfertige. Das Urteil liegt zur Revision beim Bundesfinanzhof (AZ: VI R 44/20).

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