Homeoffice- Arbeitsplatz

Wunsch von Mitarbeitern und Interesse des Arbeitgebers
    Homeoffice-Angebote helfen zum einem Mitarbeitern dabei, flexibler zu arbeiten. Das schafft nicht nur Vertrauen und die Möglichkeit, Job und Familie besser zu vereinbaren, sondern kann ebenso als Reaktion auf die Erfordernisse der neuen Arbeitswelt gelten. Zum anderen haben die Auswirkungen der Corona- Krise gezeigt, dass es durch aus auch von Vorteil für einen Arbeitgeber sein kann, den Mitarbeitern eine Homeoffice- Tätigkeit zu ermöglichen. Der nachfolgende Beitrag zeigt auf, unter welchen Voraussetzungen das Arbeiten eines Mitarbeiters von Zuhause aus möglich ist.
Was wird unter Homeoffice verstanden?
    Das Homeoffice ist im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Mitarbeiters, für den der Arbeitgeber eine mit dem Mitarbeiter vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verwenden den gebräuchlicheren Begriff Telearbeitsplatz. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Mitarbeiter die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Mitarbeiter bereitgestellt und installiert ist.
Wer hat einen Anspruch zur Durchführung eines Homeoffices?
    Für die Einrichtung und Durchführung des Homeoffice muss eine individualvertragliche oder kollektivrechtliche Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber bestehen. Die Regelung mit dem Mitarbeiter kann zu Beginn des Arbeitsverhältnisses bereits vereinbart werden, andernfalls bedarf es eines Nachtrages zum Arbeitsvertrag. Dies kann aber nur einvernehmlich erfolgen. Folglich hat weder der Mitarbeiter Anspruch auf das Homeoffice noch kann der Arbeitgeber dies einseitig anordnen, es sei denn, es bestehen eine mit dem Betriebsrat getroffene Betriebsvereinbarung oder eine in einem Tarifvertrag enthaltene Regelung. Daran ändert auch nichts das bestehende Direktionsrecht des Arbeitgebers. welches zwar generell die Befugnis zur Bestimmung des Arbeitsorts gewährt. Da aber die Wohnung des Mitarbeiters wegen der absoluten Privatsphäre des Mitarbeiters besonderen Schutz genießt, kann der Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht einseitig zwingen, seine Privaträume als Büro zu benutzen. Dazu hat sich bereits das LAG Berlin-Brandenburg mit Urteil v. 10.10.2018, 17 Sa 562/18 geäußert: „Lehnt der Mitarbeiter die Tätigkeit im Homeoffice ab, liegt deshalb keine beharrliche Arbeitsverweigerung vor. Eine aus diesem Grund ausgesprochene Kündigung ist unwirksam“. Es gibt bereits regierungspolitische Äußerungen, das Recht aus Homeoffice bis Jahresende 2020 in Gesetzesform b zu gießen. Sollte dies Realität werden, ist jeder Arbeitgeber gehalten, seine bestehende vertraglichen Regelungen oder neue Regelungen im Hinblick auf zahlreiche Bestimmungen zu prüfen.
Welche Formen der Tätigkeit im Homeoffice gibt es?
    Die Arbeit im Homeoffice erfolgt häufig in 2 Modellen: entweder arbeitet der Mitarbeiter arbeitet vollständig von zu Hause aus und hat nur einen Arbeitsplatz in seiner Wohnung (Haus), aber keinen Arbeitsplatz im Betrieb. Oder der Mitarbeiter arbeitet abwechselnd)von zu Hause und vom Betrieb aus. Er hat 2 fest eingerichtete Arbeitsplätze, einen in seiner Wohnung und einen im Betrieb.
Was ist zu beachten bei einer einvernehmlichen arbeitsvertragliche Vereinbarung?
    Die Einhaltung der Schriftform für eine Homeoffice-Vereinbarung ist zwar nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Neben der Arbeitszeit sollten vor allem die technische Einrichtung und Ausstattung des Homeoffice, eine Regelung über die Tragung der Kosten der Einrichtung sowie eventueller Aufwendungen des Mitarbeiters wie beispielsweise Mietkosten, Heizung, Strom, Internet, Telefon etc. sowie ein Zutrittsrecht für den Arbeitgeber für die Einrichtung und Beurteilung des Arbeitsplatzes vereinbart werden. Das Zutrittsrecht ist auch für die Überprüfung der Einhaltung der arbeitsschutz- und datenschutzrechtlichen Vorschriften für den Arbeitgeber von Bedeutung.
Zu beachten ist dabei, dass es dem Arbeitgeber grundsätzlich gestattet sein kann, die Tätigkeit im Homeoffice einseitig zu beenden. Denn selbst wenn dem Mitarbeiter bis auf weiteres die Möglichkeit eingeräumt wurde im Homeoffice zu arbeiten, bedeutet dies nicht in jedem Fall, dass sich der Arbeitgeber ihm gegenüber hierzu dauerhaft verpflichten wollte. Eine vorbehaltlose Widerrufsmöglichkeit für den Arbeitgeber dürfte nicht zulässig sein. Hierin kann eine unangemessene Benachteiligung des Mitarbeiters liegen, mit der Folge, dass die Homeoffice-Tätigkeit nicht einseitig wirksam widerrufen werden kann Denn eine entsprechende Widerrufsklausel muss berücksichtigen, dass die Ausübung des Weisungsrechts des Arbeitgebers nach § 106 Satz 1 GewO billigem Ermessen entsprechen muss. Möglich ist eine von Beginn an befristete Tätigkeit im Homeoffice. Dabei kann vereinbart werden, dass die Homeoffice-Tätigkeit zu einem bereits festgelegten Termin endet, z. B. weil der Mitarbeiter zu einem bereits feststehenden Termin aus einer Teilzeittätigkeit während der Elternzeit in eine Vollzeittätigkeit im Betrieb zurückkehrt. Die Parteien können aber auch regeln, dass sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums neue Vereinbarungen über den Arbeitsort treffen werden. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich für die Ausstattung des Arbeitsplatzes verantwortlich, wenn er mit dem Mitarbeiter eine regelmäßige Arbeit im Homeoffice vereinbart. Das ergibt sich aus der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter also auf seine Kosten die für den Homeoffice-Arbeitsplatz erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, z. B. elektronische Geräte wie Computer, Drucker, Einrichtungsgegenstände wie Bürostuhl, Schreibtisch etc. Bringt der Mitarbeiter diese – zumindest auch teilweise – selbst ein, indem er z. B. seinen eigenen Schreibtisch oder Computer nutzt, kann er einen Aufwendungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber haben. In diesem Fall sollten Arbeitgeber und Mitarbeiter in die Vereinbarung über die Homeoffice-Tätigkeit Regelungen zur Kostentragung aufnehmen. Mitarbeiter, die ihre Arbeitsleistung ganz oder teilweise von zu Hause aus erbringen, können – wenn keine ausdrückliche Vereinbarung zur Kostentragung getroffen ist – zusätzlich zu ihrem vertraglichen Entgelt unter Umständen einen Anspruch auf Aufwendungsersatz für die Nutzung ihrer Wohnung haben. Hält der Arbeitgeber für den Mitarbeiter im Betrieb einen Arbeitsplatz vor und richtet der Mitarbeiter dennoch im überwiegend eigenen Interesse einen häuslichen Arbeitsplatz ein, kann der Mitarbeiter keinen Aufwendungsersatz hierfür verlangen.
Aus Gründen der Rechtssicherheit sollten klare vertragliche Regelungen bezüglich der Kostentragung für das Homeoffice zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter getroffen werden.
Was ist noch zu beachten?
    Beim Homeoffice im Angestelltenverhältnis gelten generell dieselben Arbeitsschutzvorschriften wie beim Arbeitsplatz im Betrieb. Dies sind insbesondere das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die dazu erlassenen Arbeitsschutzverordnungen, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).das ab dem 25.5.2018 neu gefasste Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
      Die Einhaltung der arbeitszeitrechtlichen Vorschriften im Homeoffice ist nicht immer einfach sicherzustellen. Schwierigkeiten ergeben sich schon bei der Überwachung der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber darf bei der Überwachung nur verhältnismäßige Maßnahmen ergreifen. Im Zusammenhang mit der ArbStättV ist zu beachten, dass vor Aufnahme der Homeoffice- Arbeit zwingend durch den Arbeitgeber die Gefährdungsbeurteilung im Sinne des § 3 ArbStättV durchzuführen ist. Damit der Arbeitgeber in die Lage versetzt wird, die Beurteilung vorzunehmen, muss ihm der Mitarbeiter zumindest einmalig das Betreten seiner Privaträume gestatten. Der Datenschutz am Telearbeitsplatz unterliegt denselben Anforderungen wie am innerbetrieblichen Arbeitsplatz und bei den innerbetrieblichen Abläufen. Die Datenschutzvorschriften sind immer dann zu beachten, wenn personenbezogene Daten in Dateien verarbeitet werden. Zulässig sind die Speicherung, Übermittlung, Veränderung und Löschung personenbezogener Daten dann, wenn entweder das BDSG und die DSGVO oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlauben oder die betroffene Person einwilligt. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber die Einhaltung und Durchführung des BDSG und der DSGVO durch technische und organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten. Daher sollte mit dem Mitarbeiter vereinbart werden, dass das BDSG, die DSGVO und alle innerbetrieblich geltenden Richtlinien, Betriebsvereinbarungen und Verschwiegenheitserklärungen des Arbeitgebers im außerbetrieblichen Arbeitsplatz ebenso anzuwenden sind wie am Arbeitsplatz im Betrieb. Der Mitarbeiter muss verpflichtet werden, die betrieblich genutzten Arbeitsmittel so aufzubewahren, dass Dritte hierauf keinen Zugriff haben. Aus Gründen des Arbeits- und Datenschutzes ist es insbesondere in Hinblick auf die elektronischen Arbeitsmittel wie Computer, Tablet und Smartphone dringend zu empfehlen, diese Geräte dem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen und auch nicht zur ergänzenden privaten Nutzung freizugeben. Sofern der Mitarbeiter im Homeoffice Aktenschränke benötigt, muss die Möglichkeit gegeben sein diese abzuschließen, um sensible Daten zu schützen. Besteht das Homeoffice in einem separaten Arbeitszimmer, sollte dieses ebenfalls abschließbar sein. Vorgehensweise (Empfehlung):
    • a) Merkblatt für Mitarbeiter zum Einsatz und Umgang im Homeoffice
    • b) Schriftliche Verpflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung der datenschutzrelevanten Maßnahmen erarbeiten und unterschreiben lassen (Wichtig: Einwilligung zu Kontrollrechten am häuslichen Arbeitsplatz)
    • c) Mitarbeiter: Klare Meldewege geben und Ansprechpartner nennen, wenn ein Gerät verloren geht oder es IT-Probleme mit dem Gerät gibt (im Merkblatt aufnehmen)
    • d) IT-Sicherheitsrichtlinie erarbeiten (Beispiel: Für alle Telearbeiten regeln, welche Informationen (Papier und IT-Systeme) außerhalb der Institution transportiert und bearbeitet werden dürfen, wer diese mitnehmen darf, welche Schutzvorkehrungen zu treffen sind; welche Kommunikationsmöglichkeiten dürfen bei der Telearbeit unter welchen Rahmenbedingungen genutzt werden etc.)
    • e) Einsatz neuer Software für Videokonferenzen und Messenger-Diensten prüfen (weitere Informationen siehe unten): Welche braucht (Anforderungen definieren) man und welche Dienste eignen sich für das Unternehmen, welche sind datenschutzrechtlich „safe“? Setzt der Arbeitgeber bereits Software ein, die diverse Funktionen und Anforderungen erfüllt oder muss hier zeitnah nachgerüstet werden?
    • f) Datenschutzrechtlich sollte bei Punkt 5 überlegt werden: Liegt eine eigene Verantwortlichkeit des Softwareanbieters oder eine Auftragsverarbeitung vor? Wurden die eingesetzten Arbeitsmittel in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und im Datenschutzhinweis aufgenommen?
    • g) Vorbereiten auf die „zweite Welle” im Homeoffice: Einspielen aktueller Software-Patches und AV-Signaturen sowie der Einsatz einer Firewall
    • h) Prüfen lassen durch die IT: Welcher Mitarbeiter darf mit seinem privaten PC arbeiten, wem sollen dienstliche Rechner zur Verfügung gestellt werden?
    • i) Listen führen: Welcher Mitarbeiter hat einen eigenen PC eingesetzt, welche Mitarbeiter nutzten ein dienstliches Notebook? Auch dokumentieren: Welche Software war jeweils im Einsatz?
    • j) Wenn noch nicht geschehen: Alle tragbaren IT-Systeme und Datenträger verschlüsseln lassen
    • k) Shoulder Surfing vermeiden: Alle mobilen Geräte der Mitarbeiter erhalten Bildschirmschutzfolien
    • l) IT: Um Telearbeitern einen sicheren Fernzugriff auf das Netz zu ermöglichen, einen sicheren Remote-Zugang einrichten, z. B. Virtual Private Networks (VPN] mit 2-Faktor-Authentifizierung
    • m) Ggf. Dokumentation, wie die lokale Datensicherung im Unternehmen erfolgen soll
    • n) Ggf. anonyme (!) Umfrage unter Mitarbeiter: Wie kam der Mitarbeiter im Homeoffice mit den technischen und organisatorischen Anforderungen zurecht? Dieses gibt einen guten Rückschluss darauf. ob es sich lohnt,
    • o) z. B. durch eine Schulung hier die Mitarbeiter zu unterstützen.
    • p) Buchhaltung: Wie hoch sind durchschnittlich die gezahlten
    • Aufwandspauschalen? Können diese Aufwendungen zukünftig irgendwie optimiert werden? Als Ergebnis ist festzuhalten, dass Homeoffice Vereinbarungen möglich sind, aber unmissverständlich mit vielen abzuklärenden rechtlichen Themen formuliert werden sollten. Wir bieten insoweit aufgrund vielzähliger Vereinbarungen für unsere Mandanten unsere Beratungsleistungen gerne an. Sprechen sie uns an.

Ihr direkter Kontakt:

Merz und Stöhr Rechtsanwaltspartnerschaft mbB
Dieter Merz Fachanwalt für Arbeitsrecht &
Albrecht Lauf Fachanwalt für Arbeitsrecht
Tel.: 0351 318 410
E-Mail: info@merz-dresden.de

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