Meldepflicht elektronischer Kassen bis zum 31.01.2020

Zum 01.01. dieses Jahres trat in Deutschland die neue Regelung zur Bonpflicht in Kraft. Danach müssen alle Unternehmen mit Registrierkassen oder computergesteuerten Kassensystemen einen Beleg ausgeben. Betroffen von der Bonpflicht sind daher vor allem der Handel- und der Dienstleistungssektor, beispielsweise Supermärkte oder Restaurants. „Ursprünglich sollten diese bis zum 31.01.2020 an das zuständige Finanzamt melden, ob sie elektronische Aufzeichnungssysteme besitzen“, erklärt Isabel Franzka, Prokuristin und Steuerberaterin beim Beratungsverbund ABG-Partner. „Die Mitteilung ist jedoch nur mithilfe eines amtlichen Formulars möglich, das derzeit noch nicht veröffentlicht wurde. Die genannte Frist verlängert sich daher bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit“, so Franzka weiter.

Bis zum 30.09.2020 müssen alle veralteten Registrierkassen auf den neusten zertifizierten Stand gebracht werden. Das bedeutet vor allem, dass eine technische Sicherheitseinrichtung vorhanden sein muss. Diese schützt die Aufzeichnung des Transaktionsprozesses „gegen nachträgliche, unerkannte Veränderungen“ und bestätigt „Existenz und Herkunft der Aufzeichnung zu einem bestimmten Zeitpunkt“ (vgl. §146a AO).

Bonpflicht soll Betrügereien verhindern

Der Gesetzgeber verspricht sich von der Belegpflicht Kassenmanipulationen und damit verbundenen Steuerhinterziehungen vorzubeugen. Die Erstellung eines Beleges schließt für beide Seiten erkennbar den Kaufvorgang ab. Auf dem Bon werden die wichtigsten Daten des Kaufs vermerkt, welche auch in den elektronischen Kassen fortlaufend erfasst werden. Beim Vergleich von Bon und Kasse würden unterschiedliche Geldbeträge deshalb schnell auffallen.

Kontrolliert wird zudem durch die seit 2018 existente Kassennachschau, bei der ein Prüfer vom Finanzamt unangemeldet vorbeikommen kann. Dieser verschafft sich beispielsweise über Testkäufe und Beobachtungen einen ersten Eindruck.

Warum wird über die Belegausgabepflicht so viel diskutiert?

Um die Bonpflicht regelkonform umzusetzen, muss der Beleg dem Kunden angeboten werden – auch wenn dieser den Bon nicht möchte und nicht mitnehmen muss. Die Ausgabe kann in Papierform, mit Zustimmung des Kunden, aber auch digital erfolgen. Es reicht jedoch nicht, den Beleg nur auf dem Kassenbildschirm zu zeigen.

Kritikpunkte gibt es zur Genüge: Es entstehe eine hohe Umweltbelastung durch verpflichtende Ausdrucke, die vom Kunden nicht gewünscht würden – auch wenn die Umstellung von beschichtetem Thermopapier auf recyceltes Bonpapier mittlerweile im Gange sei. Die digitale Belegerstellung wird von vielen Kunden eher skeptisch gesehen. Oft müssen dafür private Daten herausgegeben werden. Das soll sich in Zukunft ändern, weiß Isabel Franzka: „Es wird an Möglichkeiten gearbeitet, die Belege zum Beispiel über eine Schnittstelle an der Kasse oder per App an das Handy des Kunden zu übermitteln.“ Weiterhin schwingt in der neuen Belegregelung ein allgemeiner Vorwurf der Steuerhinterziehung mit.

Kann man sich von der Belegausgabepflicht befreien lassen?

Im Ausnahmefall ist eine Befreiung von der Bonpflicht auf Antrag möglich. Dieser liegt zum Beispiel vor, wenn ein Verkauf an eine „Vielzahl nicht bekannter Personen“ (vgl. §146a Abs. 2 AO) erfolgt.

Die Entscheidung liegt im Ermessen der Finanzbehörde. Darauf werden sich voraussichtlich nur Unternehmen beziehen können, die keinen festen Standort und damit ständig wechselnde Kunden haben. Allgemein lassen sich Erleichterungen nur erwirken, wenn die „Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bring[en]“ (vgl. §148 AO) und die Besteuerung trotzdem sichergestellt ist. Erwirkte Erleichterungen können rückwirkend sein, aber auch widerrufen werden.