Agenda 2020 für die Kasse: Gesetzliche Vorgaben für elektronische Registrierkassen werden verschärft

(Bayreuth, 11. September 2017) Die wissenschaftlichen Dienste des Deutschen Bundestages bezifferten das Ausmaß der Steuerhinterziehung durch die Verfälschung von Kassenvorgängen: Laut Schätzung des nordrhein-westfälischen Finanzministeriums entgehen Bund und Ländern dadurch jährlich insgesamt etwa 10 Milliarden Euro. „Um diesem Verlust beizukommen, hat die Bundesregierung das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet, welches bereits seit 2017 greift und bis 2020 weitere Vorschriften festlegt“, berichtet Christine Mösbauer, Steuerberaterin und Geschäftsführerin der ABG Steuerberatungsgesellschaft mbH im Beratungsverbund ABG-Partner. „Die Pflicht zur lückenlosen Aufzeichnung gilt für alle Geschäftsvorfälle, egal ob digital oder analog erfasst: Kassenanfangs und -endbestände sowie der Zahlungsverkehr müssen dokumentiert und die Unterlagen aufbewahrt werden. Wer dabei nachlässig ist, riskiert bei einer Prüfung eine Steuerschätzung bis hin zu Strafverfahren oder den Entzug von Konzession beziehungsweise der Betriebserlaubnis“, so Mösbauer weiter.

Abschaffung der offenen Ladenkasse?
Eine generelle Registrierkassenpflicht besteht nicht. Insbesondere für Kleinunternehmer würde das Umrüsten auf elektronische Kassensysteme einen nicht vertretbaren Kosten-Nutzen-Aufwand bedeuten, begründet der Gesetzgeber. Wer geringwertige Waren an überwiegend unbekannte und nicht feststellbare Personen verkauft, darf auf Grundlage der Unzumutbarkeit weiterhin die offene Ladenkasse führen. Dennoch ist auch bei rein baren Geschäftsvorfällen Vorsicht besser als Nachsicht: Manche Finanzbehörden sehen es als durchaus zumutbar an, auch kleinste Bewegungen zu notieren und prüfen das nach.

Was gilt schon jetzt?
Vorhandene Registrierkassen müssen seit April dieses Jahres die Einzelaufzeichnung leisten. Darunter fallen Journale ebenso wie Daten zu Auswertungen, Programmierung, zum Beispiel auch zu Änderungen in der Kassenprogrammierung, und Stammdaten, das heißt nachvollziehbare Historie der im System hinterlegten Warengruppen, Artikel und Preise. Erfasst und gespeichert werden müssen seit 2017 auch unbare Geschäftsvorfälle, etwa Kredit- oder EC-Kartenzahlungen. Stornos dürfen nicht mehr final gelöscht werden, sondern müssen ersichtlich bleiben. Darüber hinaus ist zu gewährleisten, dass alle Daten von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung problemlos verarbeitet werden können. Hierfür ist eine Schnittstelle erforderlich. Mit Beginn des kommenden Jahres dürfen Finanzbehörden mit der sogenannten Kassennachschau unangemeldet die ordnungsgemäße Kassenführung prüfen.

Worauf ist in Zukunft zu achten?
Wer ab 2020 in eine neue Kasse investiert, benötigt eine Zertifizierung. Unternehmen, die gegenwärtig ein nach dem 25. November 2010 erworbenes Kassensystem nutzen, das den zum 1.1.2017 geltenden Anforderungen, aber nicht denen ab 2020 gerecht wird, haben eine verlängerte Schonfrist. Sie dürfen ihre Kassen ohne Zertifizierung noch bis Ende 2022 verwenden, doch dann ist auch für sie Schluss. Dann sind nur noch Kassensysteme mit Fiskalspeicher zugelassen. Darunter ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Sicherheitseinrichtung zur Datenspeicherung zu verstehen. Sie umfasst drei Elemente: Ein Sicherheitsmodul protokolliert ab dem ersten Augenblick der Aufzeichnungen und verhindert die unsichtbare Veränderung von Daten. Ein Speichermedium hält die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist fest. Eine einheitliche digitale Schnittstelle gewährleistet die fehlerfreie Datenübertragung an die Prüfsoftware der Finanzverwaltung. Kassenhersteller müssen ihre Systeme künftig über das BSI zertifizieren lassen.

Kassensysteme auf Konformität prüfen
Unberührt von der Übergangsbestimmung bleiben Kassennachschau und Bußgeldvorschriften. Ältere Kassen, die nicht ordnungsgemäß aufzeichnen und kein verwertbares Dateiformat ausgeben, sind ohnehin nicht mehr erlaubt. Steuerberaterin Christine Mösbauer empfiehlt: „Unternehmen sollten unbedingt prüfen, ob ihre Kassensysteme den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die Neuregelungen greifen übrigens am Ort der Datenspeicherung, also im Unternehmen. Deshalb ist bereits hier auf die sorgfältige Erfassung und Speicherung zu achten und nicht erst im Steuerbüro.“

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